Chính sách bảo mật
Thông tin về dữ liệu được xử lý khi sử dụng phần mềm, nơi lưu trữ, các bên tiếp nhận và cách thực hiện quyền đối với dữ liệu cá nhân.
Đăng nhập bằng Google
Google xác nhận tài khoản đăng nhập. Bạn không cung cấp mật khẩu Google cho Tokhai.
Mật khẩu và hộp thư: Tokhai không nhận mật khẩu Google của bạn. Khi cần nhập mật khẩu hoặc mã xác minh Google, bạn thực hiện trên trang đăng nhập của Google. Chức năng đăng nhập hiện không yêu cầu quyền đọc, gửi hay xóa thư Gmail, hoặc truy cập tệp Google Drive. Việc chia sẻ địa chỉ email để đăng nhập không cấp quyền truy cập nội dung hộp thư.
Thông tin được nhận: Khi bạn đồng ý đăng nhập, Google chia sẻ tên, địa chỉ email, ảnh đại diện (nếu có) và thông tin định danh tài khoản để Tokhai nhận biết bạn. Lần đầu đăng nhập thành công, Tokhai tạo tài khoản để quản lý dữ liệu đã lưu, giao dịch và lượt tải. Supabase cung cấp dịch vụ xác thực; phiên đăng nhập được duy trì bằng cookie trên trình duyệt.
Thông tin hiển thị cho người khác: Tên và ảnh đại diện có thể hiển thị cho người truy cập trong danh sách đang online. Nếu tài khoản chưa có tên, tên hiển thị có thể dùng phần email trước dấu @. Tokhai dùng địa chỉ email đầy đủ để xác thực, quản lý tài khoản và xử lý yêu cầu hỗ trợ theo chính sách này.
Đăng nhập và xử lý AI: Đăng nhập bằng Google không tự gửi tài liệu của bạn đến Google Gemini. Nội dung hồ sơ chỉ được gửi cho Gemini khi bạn chủ động yêu cầu AI/OCR theo phạm vi tại mục 3 bên dưới.
Ngừng liên kết và yêu cầu xóa: Bạn có thể xem hoặc ngừng liên kết Tokhai tại trang kết nối trong Tài khoản Google. Thao tác đó không tự xóa tài khoản hoặc dữ liệu đã lưu tại Tokhai, không tự hoàn tiền và không thay cho việc đăng xuất Tokhai trên thiết bị dùng chung. Để yêu cầu xóa tài khoản hoặc dữ liệu, làm theo hướng dẫn gửi yêu cầu bên dưới.
Xem thêm giải thích của Google về thông tin được chia sẻ khi đăng nhập.
1. Căn cứ pháp lý & Vai trò xử lý dữ liệu
Xác định tư cách pháp lý của các bên tham gia theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 (Nghị định 356/2025/NĐ-CP) và Luật Căn cước 2023.
Hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân trên nền tảng tokhai.com được thực hiện trên cơ sở tuân thủ Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 và Nghị định 356/2025/NĐ-CP (văn bản quy định chi tiết thi hành thay thế Nghị định 13/2023/NĐ-CP), Luật Căn cước 2023 và Luật An ninh mạng 2025 (116/2025/QH15). Căn cứ xử lý được xác định theo từng hoạt động. Khi dựa vào sự đồng ý, sự đồng ý phải tự nguyện, được cung cấp đủ thông tin và có thể kiểm chứng từ chủ thể dữ liệu hoặc người đại diện hợp pháp.
Nếu hồ sơ có dữ liệu của khách hàng hoặc người khác, người thao tác phải có căn cứ hợp pháp cho việc cung cấp dữ liệu, thông báo phạm vi xử lý và lưu giữ giấy đồng ý, ủy quyền hoặc tài liệu chứng minh phù hợp. Tokhai ghi nhận tài khoản, thời điểm máy chủ, mục đích và phiên bản nội dung xác nhận trước khi xử lý. Bản ghi này không thay thế sự đồng ý hoặc ủy quyền của khách hàng và không lưu thêm nội dung hồ sơ để làm chứng cứ xác nhận.
Việc xác nhận phải bao phủ từng người có dữ liệu trong phạm vi công việc được phép; người đi nộp hồ sơ hoặc người dùng một tài khoản không mặc nhiên có quyền đại diện cho tất cả. Chỉ cung cấp thông tin cần thiết cho công việc. Nếu hồ sơ có dữ liệu cá nhân nhạy cảm, người cung cấp phải thông báo rõ và có căn cứ phù hợp cho việc xử lý dữ liệu đó.
Kể cả khi nhập tay, dữ liệu biểu mẫu vẫn được gửi lên máy chủ để tạo Word. Tokhai sử dụng hạ tầng Fly.io, Vercel, Supabase; dữ liệu có thể được xử lý, lưu trữ ngoài Việt Nam theo phạm vi nêu trong chính sách bảo mật.
Đơn vị vận hành Tokhai: Ban quản trị tokhai.com (email liên hệ: admin@tokhai.com) — chịu trách nhiệm quản lý kiến trúc phần mềm, cơ sở dữ liệu xác thực người dùng và phân quyền truy cập. Vai trò kiểm soát, xử lý dữ liệu của văn phòng, Tokhai và nhà cung cấp được xác định theo hoạt động, mục đích thực tế và thỏa thuận áp dụng.
Nhà cung cấp dịch vụ AI: Khi người dùng chọn AI, nội dung đã chọn được gửi tới Google Gemini API để nhận dạng và trích xuất. Phạm vi tiếp nhận, lưu giữ và trách nhiệm của Google theo điều khoản dịch vụ áp dụng; xem phần xử lý AI bên dưới.
2. Phạm vi dữ liệu & Phân loại lưu trữ
Phân định rõ ràng giữa dữ liệu lưu trữ chủ động và dữ liệu chỉ xử lý tạm thời trong phiên.
A. Dữ liệu lưu trữ có chủ đích (Theo tài khoản người dùng)
Được lưu trên cơ sở dữ liệu Supabase đám mây, bảo vệ bằng cơ chế bảo mật hàng dữ liệu (Row-Level Security - RLS) gắn liền với tài khoản đăng nhập của bạn:
- Sổ thông tin Căn cước / CCCD: Chỉ lưu các trường văn bản đã chuẩn hóa (họ và tên, số định danh/CCCD, ngày sinh, giới tính, nơi thường trú/nơi cư trú, ngày cấp). Tính năng quét QR Căn cước lưu thông tin đã chuẩn hóa, không lưu ảnh camera hoặc chuỗi QR thô vào sổ.
- Sổ thông tin Giấy chứng nhận (GCN Records): Lưu thông tin số vào sổ, số phát hành GCN, thửa đất, tờ bản đồ, diện tích, địa chỉ thửa đất và người đứng tên để phục vụ soạn thảo nhanh.
- Không gian làm việc Công chứng (Notary Workspace): Danh bạ khách hàng nội bộ của từng tài khoản, được phân quyền theo tài khoản. Phân quyền không đồng nghĩa chỉ người dùng có thể giải mã dữ liệu; nhân sự quản trị được cấp quyền có thể tiếp cận khi cần vận hành hoặc hỗ trợ.
B. Tài liệu nguồn và tệp kết quả
Dữ liệu nhập tay cũng được gửi đến máy chủ khi tạo Word. Ảnh, PDF và văn bản được gửi đến máy chủ để xử lý; chỉ khi người dùng chủ động yêu cầu AI/OCR, nội dung được chọn mới được chuyển đến Google Gemini. Luồng tạo tờ khai không lưu tài liệu nguồn và tệp DOCX kết quả thành kho hồ sơ trên máy chủ. Việc dọn bộ nhớ do môi trường chạy quản lý, không phải cam kết ghi đè dữ liệu ngay khi tải xong. Tệp đã tải về vẫn nằm trên thiết bị của người dùng; việc lưu tại đối tác AI được nêu tại mục 3.
C. Dữ liệu thanh toán trực tuyến
Mọi giao dịch nạp lượt tạo tờ khai đều được thực hiện qua cổng thanh toán PayOS (chuyển khoản VietQR tự động). tokhai.com lưu thông tin tài khoản, đơn nạp lượt, số tiền, trạng thái, thời điểm, mã tham chiếu và lịch sử lượt để cung cấp dịch vụ, đối soát và xử lý khiếu nại. Chứng từ do người dùng gửi khi cần hỗ trợ có thể chứa thông tin người chuyển tiền. Không cung cấp mật khẩu ngân hàng, mã OTP hoặc mã CVV cho bộ phận hỗ trợ.
D. Tài khoản, bản nháp và thông tin vận hành
Thông tin đăng nhập, tên, email và ảnh đại diện phục vụ xác thực và quản lý tài khoản. Bản nháp biểu mẫu có thể được lưu trong bộ nhớ trình duyệt để khôi phục khi mở lại trang, cho đến khi bị xóa hoặc được thay thế. Trên thiết bị dùng chung, cần xóa bản nháp sau khi làm việc. Nhật ký sử dụng và lỗi có thể gồm tài khoản, email, thao tác, thời điểm, đường dẫn, trình duyệt và thông tin lỗi để chẩn đoán sự cố, bảo vệ hệ thống và hỗ trợ khách hàng.
Thời gian lưu và bên được tiếp cận
Bản ghi trong sổ được giữ để tái sử dụng cho đến khi người dùng xóa hoặc có yêu cầu xử lý phù hợp. Thời gian lưu thông tin tài khoản, giao dịch và nhật ký được xác định theo nhu cầu cung cấp dịch vụ, đối soát, giải quyết yêu cầu đang mở và nghĩa vụ lưu trữ theo pháp luật. Nhân sự vận hành được cấp quyền và nhà cung cấp hạ tầng (Supabase, Vercel, Fly.io), Google Gemini, PayOS có thể tiếp cận dữ liệu trong phạm vi công việc tương ứng; cơ quan có thẩm quyền có thể được cung cấp thông tin theo yêu cầu hợp pháp.
3. Bảo mật & Xử lý AI qua Google Gemini API
Cam kết về luồng truyền dữ liệu mã hóa và chính sách không sử dụng dữ liệu huấn luyện mô hình.
Xử lý bởi Google Gemini: AI/OCR là lựa chọn tự nguyện; người dùng có thể nhập tay để không gửi nội dung hồ sơ cho Google. Khi chủ động yêu cầu trích xuất, nội dung được chọn được gửi cho Google để nhận dạng và trích xuất thông tin. Theo điều khoản của Google đối với dịch vụ trả phí:
- Dữ liệu được truyền qua kết nối HTTPS. Người dùng cần có căn cứ hợp pháp để cung cấp dữ liệu của khách hàng cho hoạt động xử lý này.
- Google có thể lưu nội dung để phát hiện, ngăn chặn lạm dụng và đáp ứng yêu cầu pháp luật. Chính sách giám sát lạm dụng hiện công bố thời gian lưu 55 ngày đối với câu lệnh, ngữ cảnh và kết quả; không mặc định áp dụng cơ chế không lưu dữ liệu (ZDR).
- Điều khoản dịch vụ trả phí quy định không dùng nội dung đầu vào và kết quả để cải thiện sản phẩm của Google. Chính sách giám sát lạm dụng có quy định riêng cho mô hình thực thi chính sách.
4. Chi tiết các quyền của chủ thể dữ liệu
Quyền của bạn đối với dữ liệu cá nhân theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 và Nghị định 356/2025/NĐ-CP.
Căn cứ quy định tại Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 và Nghị định 356/2025/NĐ-CP, bạn có đầy đủ các quyền sau đây đối với dữ liệu cá nhân của mình khi sử dụng tokhai.com:
Bạn có quyền được thông báo về hoạt động xử lý dữ liệu ngay tại thời điểm bắt đầu.
Bạn có quyền cho phép hoặc không cho phép xử lý dữ liệu cá nhân của mình.
Bạn có quyền xem, tra cứu và kiểm tra lại các dữ liệu đang được hệ thống xử lý.
Chủ thể dữ liệu có thể gửi yêu cầu rút lại sự đồng ý; yêu cầu không tự thu hồi dữ liệu đã được xử lý trước đó.
Chủ thể dữ liệu có thể xóa bản ghi trong tài khoản hoặc yêu cầu xóa dữ liệu, trừ trường hợp phải tiếp tục lưu theo pháp luật.
Bạn có quyền yêu cầu hệ thống chỉ xử lý dữ liệu trong phạm vi phục vụ lập hồ sơ.
Bạn có quyền yêu cầu hệ thống xuất và cung cấp lại dữ liệu cá nhân cho chính mình.
Bạn có quyền phản đối các hành vi xử lý dữ liệu gây xâm phạm quyền và lợi ích hợp pháp.
Bạn có quyền khiếu nại, tố cáo lên cơ quan Nhà nước có thẩm quyền theo pháp luật.
Bạn có quyền yêu cầu Tòa án giải quyết các tranh chấp về bảo vệ dữ liệu cá nhân.
Bạn có quyền yêu cầu bồi thường thiệt hại theo luật định nếu có hành vi vi phạm thực tế.
Kể cả khi nhập tay, dữ liệu biểu mẫu vẫn được gửi lên máy chủ để tạo Word. Tokhai sử dụng hạ tầng Fly.io, Vercel, Supabase; dữ liệu có thể được xử lý, lưu trữ ngoài Việt Nam theo phạm vi nêu trong chính sách bảo mật.
Fly.io cung cấp hạ tầng backend tạo tài liệu và kết nối AI; Vercel cung cấp hạ tầng website và các API liên quan; Supabase cung cấp xác thực, cơ sở dữ liệu tài khoản, sổ đã lưu và nhật ký (máy chủ đám mây đặt tại khu vực Châu Á – Thái Bình Dương / Singapore và Hoa Kỳ tùy dịch vụ). Google Gemini nhận nội dung được chọn khi người dùng yêu cầu AI/OCR. Mỗi bên tiếp cận dữ liệu trong phạm vi dịch vụ tương ứng; không phải mọi nhà cung cấp đều nhận toàn bộ hồ sơ.
Việc không dùng AI, không lưu file thành kho hồ sơ hoặc xóa bản ghi không có nghĩa dữ liệu chưa từng được chuyển ngoài Việt Nam. Bản sao lưu và dữ liệu phải lưu theo pháp luật có giới hạn xóa riêng. Chủ thể dữ liệu có thể gửi yêu cầu qua hướng dẫn bên dưới. Sự đồng ý và chính sách này không thay thế nghĩa vụ bảo vệ dữ liệu, đánh giá tác động hoặc thủ tục pháp lý của bên có trách nhiệm.
Gửi yêu cầu hoặc khiếu nại về dữ liệu
Cách liên hệ, xác minh và xử lý yêu cầu của chủ thể dữ liệu.
Chủ thể dữ liệu, kể cả người có thông tin trong hồ sơ do tài khoản khác cung cấp, có thể gửi yêu cầu đến admin@tokhai.com. Nêu loại yêu cầu, dữ liệu liên quan và cách liên hệ; không gửi toàn bộ hồ sơ hoặc giấy tờ định danh khi chưa cần thiết.
Bộ phận hỗ trợ xác minh người yêu cầu và phạm vi dữ liệu, thông báo tiếp nhận trong vòng 3 ngày làm việc, thông báo thông tin cần bổ sung (nếu có), thực hiện yêu cầu hợp lệ và phản hồi kết quả hoặc lý do chưa thể thực hiện trong vòng 72 giờ đến 15 ngày làm việc theo thời hạn pháp luật áp dụng. Trường hợp dữ liệu phải tiếp tục lưu vì nghĩa vụ pháp lý hoặc tranh chấp đang xử lý, phản hồi sẽ nêu lý do và phạm vi giữ lại. Việc xác minh không yêu cầu mật khẩu hoặc mã OTP.
Quy trình hỗ trợ chung được công bố tại Chính sách tiếp nhận khiếu nại. Chính sách lưu nội dung phục vụ giám sát lạm dụng của Google được công bố tại Google Gemini API.
Bạn có thắc mắc về quyền riêng tư & dữ liệu?
Mọi yêu cầu hỗ trợ, giải thích hoặc yêu cầu liên quan đến bảo vệ dữ liệu cá nhân, vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi.