Chính sách bảo mật

A. Dữ liệu lưu trữ có chủ đích (Theo tài khoản người dùng)

Được lưu trên cơ sở dữ liệu Supabase đám mây, bảo vệ bằng cơ chế bảo mật hàng dữ liệu (Row-Level Security - RLS) gắn liền với tài khoản đăng nhập của bạn:

• Sổ thông tin Căn cước / CCCD: Chỉ lưu các trường văn bản đã chuẩn hóa (họ và tên, số định danh/CCCD, ngày sinh, giới tính, nơi thường trú/nơi cư trú, ngày cấp). Tính năng quét QR Căn cước lưu thông tin đã chuẩn hóa, không lưu ảnh camera hoặc chuỗi QR thô vào sổ.
• Sổ thông tin Giấy chứng nhận (GCN Records): Lưu thông tin số vào sổ, số phát hành GCN, thửa đất, tờ bản đồ, diện tích, địa chỉ thửa đất và người đứng tên để phục vụ soạn thảo nhanh.
• Không gian làm việc Công chứng (Notary Workspace): Danh bạ khách hàng nội bộ của từng tài khoản, được phân quyền theo tài khoản. Phân quyền không đồng nghĩa chỉ người dùng có thể giải mã dữ liệu; nhân sự quản trị được cấp quyền có thể tiếp cận khi cần vận hành hoặc hỗ trợ.

B. Tài liệu nguồn và tệp kết quả

Ảnh, PDF và văn bản được gửi đến máy chủ để xử lý; khi dùng AI, nội dung được chuyển đến Google Gemini. Luồng tạo tờ khai không lưu tài liệu nguồn và tệp DOCX kết quả thành kho hồ sơ trên máy chủ. Việc dọn bộ nhớ do môi trường chạy quản lý, không phải cam kết ghi đè dữ liệu ngay khi tải xong. Tệp đã tải về vẫn nằm trên thiết bị của người dùng; việc lưu tại đối tác AI được nêu tại mục 3.

C. Dữ liệu thanh toán trực tuyến

Mọi giao dịch nạp lượt tạo tờ khai đều được thực hiện qua cổng thanh toán PayOS (chuyển khoản VietQR tự động). tokhai.com lưu thông tin tài khoản, đơn nạp lượt, số tiền, trạng thái, thời điểm, mã tham chiếu và lịch sử lượt để cung cấp dịch vụ, đối soát và xử lý khiếu nại. Chứng từ do người dùng gửi khi cần hỗ trợ có thể chứa thông tin người chuyển tiền. Không cung cấp mật khẩu ngân hàng, mã OTP hoặc mã CVV cho bộ phận hỗ trợ.

D. Tài khoản, bản nháp và thông tin vận hành

Thông tin đăng nhập, tên, email và ảnh đại diện phục vụ xác thực và quản lý tài khoản. Bản nháp biểu mẫu có thể được lưu trong bộ nhớ trình duyệt để khôi phục khi mở lại trang, cho đến khi bị xóa hoặc được thay thế. Trên thiết bị dùng chung, cần xóa bản nháp sau khi làm việc. Nhật ký sử dụng và lỗi có thể gồm tài khoản, email, thao tác, thời điểm, đường dẫn, trình duyệt và thông tin lỗi để chẩn đoán sự cố, bảo vệ hệ thống và hỗ trợ khách hàng.

Thời gian lưu và bên được tiếp cận

Bản ghi trong sổ được giữ để tái sử dụng cho đến khi người dùng xóa hoặc có yêu cầu xử lý phù hợp. Thời gian lưu thông tin tài khoản, giao dịch và nhật ký được xác định theo nhu cầu cung cấp dịch vụ, đối soát, giải quyết yêu cầu đang mở và nghĩa vụ lưu trữ theo pháp luật. Nhân sự vận hành được cấp quyền và nhà cung cấp hạ tầng (Supabase, Vercel, Fly.io), Google Gemini, PayOS có thể tiếp cận dữ liệu trong phạm vi công việc tương ứng; cơ quan có thẩm quyền có thể được cung cấp thông tin theo yêu cầu hợp pháp.